Anh Nghĩa 52 tuổi ngồi với Hoàn ở phòng khách khách sạn Rex sáng thứ Bảy. Anh vừa bay vào Nam vì phát hiện căn nhà phố Bình Chánh bị bên thứ ba đứng ra ký hợp đồng cho thuê 5 năm với giá thấp hơn thị trường 25 phần trăm. Anh không biết chuyện này cho tới khi khách gọi trực tiếp báo. Người anh ủy quyền cho là em rể ở khu, có giấy ủy quyền công chứng ba năm trước. Anh Nghĩa nói. “Em, anh không hiểu sao em rể anh làm được như vậy khi có giấy ủy quyền của anh.” Hoàn xin xem giấy. Đọc xong Hoàn nói. “Anh, giấy ủy quyền của anh quá rộng. Không phải em rể anh vi phạm. Là anh cho ổng đủ quyền để làm chuyện đó.”
Đây là bài Hoàn viết ra để anh chị không rơi vào tình huống anh Nghĩa. Ủy quyền là công cụ tốt, nhưng phải đúng loại và đúng phạm vi. Có 4 loại ủy quyền phổ biến, mỗi loại có lằn ranh an toàn riêng. Đọc kỹ trước khi ký.
Ủy quyền quản lý nhà đất là gì
Ủy quyền quản lý nhà đất là hành vi pháp lý chủ sở hữu tài sản trao cho một cá nhân hoặc tổ chức khác quyền thực hiện thay mặt mình một số hành vi liên quan tới tài sản, gồm ký kết hợp đồng, thu tiền, chi tiền, khai báo cơ quan nhà nước, và trong một số trường hợp là định đoạt. Ủy quyền có thể lập bằng văn bản thường, có thể phải công chứng, tùy loại việc.
Nhiều NĐT Bắc lầm tưởng ủy quyền công chứng là loại duy nhất. Sai. Công chứng là hình thức xác nhận, không phải phạm vi. Phạm vi mới là chỗ quyết định an toàn hay rủi ro.
Bốn loại ủy quyền quản lý nhà đất phổ biến
Hoàn xếp theo mức độ quyền tăng dần.
Loại một là ủy quyền vận hành hàng ngày. Người được ủy quyền có thể mở cửa cho khách xem, thu tiền thuê thay chủ, thanh toán tiền điện nước, gọi thợ sửa chữa nhỏ. Không được ký hợp đồng thuê, không được ký chuyển nhượng, không được thế chấp. Loại này thường lập bằng văn bản có công chứng nhưng phạm vi hẹp, không cần văn phòng công chứng cấp cao.
Loại hai là ủy quyền ký hợp đồng thuê. Người được ủy quyền có thể ký hợp đồng thuê với khách. Hoàn khuyên phải giới hạn phạm vi rõ. Ví dụ chỉ được ký hợp đồng dưới 6 tháng, giá không thấp hơn 90 phần trăm giá thị trường tham chiếu, không có điều khoản bất thường. Vượt phạm vi phải xin phép chủ nhà.
Loại ba là ủy quyền giao dịch pháp lý cụ thể. Ví dụ ủy quyền làm thủ tục cấp bản sao sổ hồng, nộp thuế đất thay chủ nhà, làm bản khai bổ sung. Loại này lập cho từng việc, có công chứng, có hạn thời gian.
Loại bốn là ủy quyền toàn quyền định đoạt. Đây là loại nguy hiểm nhất. Cho phép người được ủy quyền ký chuyển nhượng, cầm cố, thế chấp tài sản. Hoàn khuyên tuyệt đối không dùng loại này cho quản lý thông thường. Chỉ dùng khi chủ nhà mất khả năng hành động (bệnh nặng, đi công tác dài hạn) và có kèm điều khoản giám sát rõ ràng.
Lằn ranh an toàn cho từng loại ủy quyền
Anh Nghĩa mất tiền vì ủy quyền loại bốn nhưng nghĩ là loại một. Đây là chỗ Hoàn muốn nhấn.
Lằn ranh cho loại một là không đưa giấy tờ gốc. Người ủy quyền vận hành hàng ngày không cần sổ hồng bản gốc, không cần hợp đồng mua bán bản gốc. Chỉ cần bản photo có công chứng. Bản gốc chủ nhà giữ ngoài Bắc.
Lằn ranh cho loại hai là giới hạn phạm vi và có nội dung dự phòng. Phải ghi rõ trong giấy ủy quyền: giá thuê tối thiểu, thời hạn hợp đồng tối đa, điều khoản đặc biệt không được ký. Ngoài ra ghi rõ mọi hợp đồng thuê phải có bản sao gửi cho chủ nhà trong 24 giờ sau ký.
Lằn ranh cho loại ba là chỉ ủy quyền cho từng việc, không ủy quyền chung. Cần bản sao sổ để làm gì đó, làm ủy quyền riêng cho việc đó, có ngày kết thúc. Không ủy quyền chung “để làm mọi thủ tục pháp lý”.
Lằn ranh cho loại bốn là chỉ dùng khi thật sự cần. Có kèm điều khoản: chỉ được thực hiện khi có thư đồng ý riêng của chủ nhà cho từng lần thực hiện. Không ủy quyền định đoạt vô điều kiện dù cho người thân trong nhà.
Cấu trúc bảo vệ khi ủy quyền cho người quản
Ngoài giới hạn phạm vi trong giấy ủy quyền, có 4 lớp bảo vệ Hoàn khuyên áp dụng đồng thời.
Lớp một là giữ giấy tờ gốc ngoài Bắc. Sổ hồng, hợp đồng mua bán gốc, giấy chứng nhận nộp thuế trước bạ để trong két sắt hoặc ngân hàng ngoài Bắc. Cần dùng thì có mặt lấy hoặc gửi bản sao có công chứng.
Lớp hai là có người thứ hai kiểm chéo. Không dựa hoàn toàn vào một người. Định kỳ 6 tháng có người khác ghé kiểm ngẫu nhiên. Đọc thêm bài về chọn người tại chỗ đáng tin trông coi tài sản để hiểu cách chọn người phụ.
Lớp ba là kiểm tra khách trực tiếp mỗi 6 tháng. Chủ nhà gọi khách hỏi giá thuê thực, thời hạn hợp đồng, có điều khoản đặc biệt gì. So với báo cáo từ người quản. Phát hiện được hầu hết vụ ký khác so báo cáo.
Lớp bốn là có điều khoản chấm dứt ủy quyền trong 7 ngày. Ghi rõ trong giấy ủy quyền: chủ nhà có quyền chấm dứt bất cứ lúc nào với thông báo trước 7 ngày, không cần lý do. Khi phát hiện vấn đề, thu hồi trong tuần. Không phải chờ hết hạn.
Khi nào lập ủy quyền mới, khi nào rà lại
Có 3 mốc phải rà ủy quyền.
Mốc một là khi thay đổi người được ủy quyền. Ủy quyền cũ hủy công chứng ngay, ủy quyền mới lập luôn. Không để hai ủy quyền cùng có hiệu lực song song, tránh xung đột.
Mốc hai là khi thay đổi phạm vi công việc. Ví dụ ban đầu chỉ nhờ vận hành hàng ngày, sau đó mở rộng cho ký hợp đồng thuê. Phải lập ủy quyền mới có công chứng, không tự nói miệng thêm quyền.
Mốc ba là định kỳ 24 tháng nếu ủy quyền không có hạn. Ủy quyền không hạn thời gian dễ bị bỏ quên. Cứ 2 năm rà lại, xác nhận vẫn phù hợp hoặc thay bằng ủy quyền mới. Đây là cách giữ cấu trúc còn tươi.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm một là dùng mẫu ủy quyền chung của văn phòng công chứng. Mẫu này viết chung chung, phạm vi rộng, không phù hợp cho quản lý bất động sản cụ thể. Phải viết mẫu riêng có luật sư rà.
Sai lầm hai là ký ủy quyền không hạn thời gian. Không có ngày kết thúc là mở cửa cho lạm dụng. Luôn có hạn 12 tới 24 tháng, sau đó ký lại.
Sai lầm ba là đưa bản gốc sổ hồng cho người được ủy quyền. Đây là sai lầm anh Nghĩa mắc. Bản gốc mất là mất khả năng chứng minh quyền sở hữu tại chỗ.
Sai lầm bốn là không lưu bản sao ủy quyền trong thư mục dễ tìm. Khi cần đối chiếu, không tìm ra, phải xin lại văn phòng công chứng mất 2 tới 5 ngày. Lưu số hóa và lưu bản giấy song song.
Sai lầm năm là ủy quyền cho người không có kỹ năng phù hợp. Người thân tốt bụng không có nghĩa quản được tài sản. Chọn người có kỹ năng, không chỉ chọn người thân.
Câu hỏi thường gặp
Ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không
Không phải tất cả. Ủy quyền vận hành hàng ngày dưới ngưỡng thấp có thể chỉ cần văn bản có chữ ký hai bên và bên chứng kiến. Ủy quyền ký hợp đồng thuê và giao dịch pháp lý phải công chứng. Ủy quyền định đoạt tài sản bắt buộc công chứng và đôi khi phải qua văn phòng công chứng cấp tỉnh trở lên.
Nếu tôi ủy quyền cho vợ hoặc chồng thì có cần giấy tờ không
Cần. Dù là vợ chồng, để tránh tranh chấp với bên thứ ba, phải có ủy quyền bằng văn bản. Đặc biệt khi làm thủ tục với cơ quan nhà nước, không có ủy quyền là không xử lý được.
Ủy quyền qua điện thoại hoặc tin nhắn có giá trị không
Không có giá trị pháp lý chính thức. Chỉ có giá trị nội bộ giữa chủ nhà và người quản để chỉ đạo công việc hàng ngày. Với việc pháp lý phải có ủy quyền văn bản.
Ký hợp đồng thuê điện tử có cần ủy quyền công chứng không
Có, nếu chủ nhà không tự ký. Người được ủy quyền ký điện tử thay chủ nhà phải có ủy quyền công chứng ghi rõ phạm vi ký hợp đồng thuê điện tử. Xem thêm bài về công nghệ quản lý nhà cho thuê từ xa để hiểu cách kết hợp ủy quyền với ký hợp đồng điện tử.
Kết
Anh Nghĩa sau chuyến đó thu hồi ủy quyền cũ, lập ủy quyền mới hẹp phạm vi, thay người quản. Căn nhà bị ký hợp đồng thuê 5 năm giá thấp hơn thị trường phải chờ hết chu kỳ vì hợp đồng có công chứng và có giấy tờ hợp lệ. Mất khoảng 380 triệu tiền thuê trong 4 năm rưỡi tiếp theo. Học phí đắt cho việc ủy quyền quá rộng.
Nếu anh Nghĩa ngay từ đầu ký ủy quyền loại một với lằn ranh không được ký hợp đồng thuê, và giữ giấy tờ gốc ngoài Bắc, chi phí bảo vệ chỉ 2 tới 3 triệu tiền công chứng và luật sư rà. Chênh lệch hơn trăm lần.
Anh chị đang có ủy quyền chưa rà lại trong 12 tháng qua, muốn Hoàn giúp rà phạm vi và chỉ ra chỗ hở, hay muốn Hoàn gửi mẫu ủy quyền quản lý bất động sản có lằn ranh an toàn để dùng ngay. Bình luận BẢN ĐỒ dưới bài, Hoàn phản hồi trong ngày.
P.S. Ủy quyền không phải giấy tin cậy. Là giấy phạm vi. Ai tin cậy thì tự làm việc mình cho phép. Ai không tin cậy thì đọc lại phạm vi thấy được làm gì. Cả hai đều cần giấy tờ rõ. Không phải vì nghi ngờ. Vì cấu trúc bảo vệ cả hai.
