Anh Thịnh 55 tuổi ngồi với Hoàn ở phòng ăn sáng khách sạn quận 1. Anh cầm 11 căn trong Nam. Bảy căn cho thuê, bốn căn giữ chờ tăng giá. Tổng giá trị hơn 130 tỷ. Anh vừa ăn xong đĩa phở, đặt đũa xuống, hỏi Hoàn thẳng. “Em, anh đang bay vào Nam 6 chuyến một năm mà vẫn thấy loạn. Có ba người quản khác nhau ở ba khu, không ai kết nối với ai. Anh mệt lắm rồi. Anh phải làm gì?” Hoàn cười nhẹ. “Anh, tới lúc anh phải lập đội tại chỗ rồi. Anh không thể chạy 11 căn bằng cách quản đơn lẻ nữa.”
Đây là bài Hoàn viết ra cho anh Thịnh và cho anh chị nào đang có từ 6 căn trở lên trong Nam. Đơn lẻ quản không nổi. Ủy thác đơn vị chuyên nghiệp có phí cao và mất chủ động. Cách thứ ba là lập đội tại chỗ. Bài này Hoàn giải thích cấu trúc, vai trò, chi phí, và các sai lầm khi lập.
Đội ngũ quản lý bất động sản tại chỗ là gì
Đội ngũ quản lý bất động sản tại chỗ là nhóm nhân sự do chủ tài sản trực tiếp tuyển, trả lương, và quản lý, có văn phòng hoặc chỗ làm việc chung, chịu trách nhiệm toàn bộ vận hành các tài sản của chủ trong một khu vực địa lý. Khác với thuê đơn vị chuyên nghiệp là ở chỗ chủ tài sản kiểm soát trực tiếp và có tài sản đủ lớn để bù chi phí đội.
Ngưỡng nên lập đội tại chỗ là 6 căn trở lên hoặc tổng giá trị tài sản từ 60 tỷ trở lên. Dưới ngưỡng này, chi phí đội cao hơn giá trị mang lại, nên chọn thuê đơn vị chuyên nghiệp hoặc mô hình theo đầu việc. Đọc thêm bài về dịch vụ quản lý bất động sản chuyên nghiệp để so sánh.
Cấu trúc đội tối thiểu ba vai trò
Hoàn khuyên đội tối thiểu ba vai trò, không phải ba người. Có thể một người kiêm hai vai trò nếu quy mô chưa đủ lớn.
Vai trò một là điều phối chính. Là đầu não tại chỗ. Ra quyết định vận hành hàng ngày, đại diện chủ nhà làm việc với khách và bên ngoài, báo cáo trực tiếp với chủ nhà. Yêu cầu người có kinh nghiệm bất động sản 3 tới 5 năm, hiểu thị trường khu vực, giao tiếp tốt. Lương phổ biến 12 tới 20 triệu tháng cho HCM, tùy quy mô. Nếu quy mô 6 tới 10 căn, dùng người bán chuyên khoảng 10 triệu tháng. Nếu quy mô 15 căn trở lên, cần người chuyên 20 tới 25 triệu tháng.
Vai trò hai là hỗ trợ vận hành và kế toán. Ghi thu chi, làm hợp đồng, thu tiền khách, thanh toán thợ. Làm việc với thuế. Yêu cầu người có kỹ năng kế toán cơ bản, chăm chỉ, có kỷ luật ghi chép. Lương 7 tới 10 triệu tháng.
Vai trò ba là hỗ trợ hiện trường. Kiểm tra định kỳ, xử lý sự cố, dẫn thợ vào nhà, kiểm nhận hàng khi cần. Yêu cầu người có sức khỏe, di chuyển được trong khu, biết dùng điện thoại chụp ảnh gửi báo cáo. Lương 6 tới 8 triệu tháng cho làm việc bán thời gian, 8 tới 12 triệu cho làm việc toàn thời gian.
Nếu quy mô đủ lớn (12 tới 20 căn), có thể thêm vai trò tư vấn pháp lý bán thời gian (luật sư), vai trò marketing tuyển khách. Nhưng ban đầu ba vai trò cốt lõi là đủ.
Chi phí thực khi lập đội
Chi phí đội chia hai phần. Phần cố định gồm lương, thuê văn phòng nhỏ hoặc chỗ làm chung, bảo hiểm nhân viên. Phần biến gồm chi phí sửa chữa, dịch vụ, đi lại.
Ước tính cho đội 3 người bán chuyên phục vụ 8 tới 12 căn ở HCM. Lương 3 người tổng khoảng 25 triệu tháng, 300 triệu năm. Bảo hiểm xã hội và các khoản đóng thay thêm 60 triệu năm. Văn phòng nhỏ 4 tới 6 triệu tháng, 60 triệu năm. Điện nước điện thoại 12 triệu năm. Phần cứng máy tính máy in ban đầu 30 triệu, khấu hao 3 năm là 10 triệu năm.
Tổng chi phí cố định năm khoảng 440 triệu. Chia cho 10 căn là 44 triệu năm mỗi căn. Nếu mỗi căn cho thuê 15 triệu tháng, dòng thu năm 180 triệu, chi phí đội chiếm 24 phần trăm dòng thu. Nghe cao. Nhưng so với thuê đơn vị chuyên nghiệp 12 phần trăm cộng thêm mất chủ động và mất cảm giác thị trường thì đội tại chỗ có giá trị.
Khi số căn tăng lên 15 tới 20, chi phí đội chỉ tăng chút ít (thêm 1 người 8 tới 10 triệu tháng), trong khi dòng thu tăng gấp đôi. Tỷ lệ chi phí đội giảm xuống 12 tới 15 phần trăm dòng thu. Đây là chỗ đội tại chỗ vượt qua đơn vị chuyên nghiệp về hiệu quả.
Cách tuyển và giữ đội
Tuyển là bước khó nhất. Hoàn có 4 nguyên tắc.
Nguyên tắc một là không tuyển người thân trong nhà làm vai trò chính. Người thân khó nói khi có vấn đề, khó thu hồi quyền, dễ gây rạn nứt gia đình. Người thân có thể làm vai trò hỗ trợ hiện trường nếu có kỹ năng, không nên làm điều phối chính.
Nguyên tắc hai là tuyển qua giới thiệu có kiểm chứng. Ba lớp giới thiệu. Lớp một là người quen cũ đã làm cùng nghề. Lớp hai là môi giới đã bán căn cho anh chị. Lớp ba là luật sư hoặc kế toán quen. Tránh tuyển trên các trang tuyển dụng công cộng cho vai trò điều phối chính, vì chưa có kênh xác minh đủ tốt.
Nguyên tắc ba là thử việc 60 tới 90 ngày với chỉ số cụ thể. Ba tháng đầu giao việc rõ ràng: kiểm tra 5 căn hiện có, đề xuất cải thiện 3 khoản chi phí, tuyển 1 khách thuê mới. Đánh giá hiệu quả trên chỉ số, không trên cảm giác.
Nguyên tắc bốn là có kèm thưởng cuối năm dựa trên chỉ số. Điều phối chính hưởng lương cố định cộng 5 tới 10 phần trăm chênh lệch chi phí quản lý so với năm trước. Vai trò khác hưởng thưởng cuối năm bằng 1 tới 2 tháng lương nếu đạt mục tiêu. Giữ người bằng thưởng có cấu trúc, không phải quà cảm ơn.
Đọc thêm bài về giao quản lý toàn quyền cho một người để hiểu vì sao có 3 người trong đội tốt hơn 1 người quản đơn.
Cách chủ nhà kết nối với đội từ xa
Đây là chỗ nhiều NĐT quên. Có đội rồi vẫn phải kết nối, không phải phó mặc.
Kết nối một là cuộc gọi tuần với điều phối chính. Mỗi thứ Hai 30 phút cập nhật tình hình tuần trước, ưu tiên tuần mới. Đây là cuộc gọi bắt buộc, không hủy trừ tình huống đặc biệt.
Kết nối hai là báo cáo tháng bằng văn bản. Điều phối chính viết báo cáo 2 tới 3 trang gồm dòng tiền tháng, sự cố phát sinh, thay đổi thị trường khu vực, đề xuất tháng sau. Gửi trước ngày 10 mỗi tháng.
Kết nối ba là bay vào Nam mỗi quý một chuyến. Ba tháng một lần vào Nam 3 tới 4 ngày, gặp đội, đi 2 tới 3 căn quan trọng, cập nhật thị trường trực tiếp. Bay ít hơn là mất kết nối. Bay nhiều hơn là chi phí không cần thiết.
Kết nối bốn là họp cuối năm review chiến lược. Cuối năm bay vào Nam 5 tới 7 ngày, ngồi với đội đánh giá cả năm, đặt mục tiêu năm sau, điều chỉnh nhân sự nếu cần. Đây là kết nối quan trọng nhất, không thay được bằng cuộc gọi.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm một là lập đội quá sớm khi chưa đủ căn. Chi phí cố định cao, dòng thu chưa bù, âm sâu. Lập đội khi đã có ít nhất 6 căn hoặc chắc chắn có 6 căn trong 12 tháng tới.
Sai lầm hai là tuyển một người kiêm quá nhiều vai trò. Ban đầu tiết kiệm được lương nhưng người đó quá tải, làm không kỹ, và không có ai kiểm chéo. Tách vai trò ngay khi tuyển.
Sai lầm ba là không có văn phòng chung. Ba người làm việc rời rạc, không kết nối, không có nơi lưu trữ hồ sơ. Văn phòng nhỏ 4 tới 6 triệu tháng là đủ cho đội 3 người.
Sai lầm bốn là phó mặc đội hoàn toàn khi có đội. Chủ nhà nghĩ có đội rồi thì mình rảnh. Sai. Vẫn phải có cuộc gọi tuần và bay vào Nam mỗi quý.
Sai lầm năm là không có cấu trúc thưởng dài hạn. Lương cố định không đủ giữ người giỏi. Phải có phần thưởng cuối năm dựa trên chỉ số cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có 4 căn trong Nam thì có nên lập đội không
Chưa. Ngưỡng lập đội hiệu quả là 6 căn trở lên. Dưới 6 căn dùng mô hình theo đầu việc: thuê một người quản chính bán chuyên khoảng 8 triệu tháng cộng thợ theo yêu cầu. Chờ đủ 6 căn mới lập đội.
Nếu tôi ở Bắc mà đội ở Nam thì đánh giá hiệu quả thế nào
Bằng 3 chỉ số. Dòng tiền ròng năm tăng giảm bao nhiêu. Số ngày trống trung bình mỗi căn. Số sự cố xử lý ngoài giờ có đề xuất phòng ngừa. Ba chỉ số này chấm điểm đội mỗi quý.
Đội có thể chuyển sang khu khác nếu tôi mua ở khu khác không
Có phần. Nếu khu mới trong bán kính 20 km với văn phòng đội hiện tại, đội hiện tại có thể quản thêm. Nếu khu mới xa hơn 40 km, cần thêm nhân sự tại chỗ khu mới, còn văn phòng và điều phối chính vẫn ở trung tâm. Nếu chuyển hoàn toàn sang khu khác cách 60 km trở lên, phải cân nhắc lập đội mới. Xem thêm bài về khoảng cách di chuyển ở Sài Gòn để hình dung khoảng cách hoạt động.
Chi phí đội có được trừ khỏi thuế thu nhập không
Có, nếu đội được lập thành doanh nghiệp hoặc chi nhánh chính thức. Lương, bảo hiểm xã hội, văn phòng, chi phí vận hành đều được trừ. Cần kế toán chuyên tư vấn cấu trúc pháp lý phù hợp.
Kết
Anh Thịnh sau chuyến đó lập đội 3 người tại chỗ, đặt văn phòng ở khu vực trung tâm quản lý 8 tới 12 phút di chuyển tới hầu hết căn. Sau 14 tháng, số chuyến bay vào Nam của anh giảm từ 6 xuống 4 mỗi năm, tỷ lệ lấp đầy 11 căn tăng từ 79 lên 92 phần trăm, dòng tiền ròng năm tăng khoảng 380 triệu. Chi phí đội năm 460 triệu, so với dòng thu tăng và thời gian anh có thêm, đáng.
Anh chị đang có 5 tới 10 căn trong Nam, muốn Hoàn giúp đánh giá đã đủ ngưỡng lập đội chưa, hay muốn Hoàn phác cấu trúc đội cho số căn hiện tại của anh chị. Bình luận BẢN ĐỒ dưới bài, Hoàn phản hồi trong ngày.
P.S. Có đội không có nghĩa hết trách nhiệm. Có nghĩa chuyển từ vận hành sang chiến lược. Chủ nhà giỏi là chủ nhà biết khi nào rời việc tay chân để lo việc lớn. Việc lớn là chọn khu, chọn sản phẩm, chọn chu kỳ. Đội tại chỗ làm việc nhỏ để chủ nhà làm việc lớn.
