Chị Xuân ngồi đối diện Hoàn ở quán cà phê Hàng Bồ. Chị vừa bay ra Hà Nội hôm qua sau chuyến vào Nam xử lý sự cố căn cho thuê ở Thủ Đức. Đây là lần thứ 5 chị bay vào trong 6 tháng. Mỗi chuyến 3 ngày. Mỗi chuyến 8 triệu tiền vé và khách sạn. Chị mệt. Chị hỏi Hoàn thẳng. “Em ơi, chị có nên bán hết trong Nam quay về Bắc không? Chị không quản nổi từ xa.”
Hoàn nghe xong lắc đầu. “Chị Xuân, không phải chị không quản được. Là chị chưa có mô hình. Có mô hình rồi chị chỉ bay vào 1 lần một năm là đủ.” Chị hỏi lại. “Mô hình gì?” Hoàn vẽ ra tờ giấy 3 lớp. Đây là bài Hoàn viết ra sau cuộc trò chuyện đó để anh chị nào đang cầm tài sản trong Nam mà sống ngoài Bắc không phải bỏ tài sản đi vì mệt mỏi.
Quản lý bất động sản từ xa là gì
Quản lý bất động sản từ xa là việc điều hành tài sản cho thuê hoặc tài sản giữ chờ tăng giá khi chủ sở hữu sống cách tài sản trên 500km, không thể có mặt trong ngày để xử lý sự cố. Ở Việt Nam, đây là bài toán của gần như mọi NĐT Bắc cầm tài sản Nam.
Cái khó không phải là khoảng cách. Cái khó là ba việc. Một, không thể có mặt kịp khi có sự cố. Hai, không thể tự kiểm tra chất lượng tài sản. Ba, phụ thuộc vào người khác. Ba cái khó này gộp lại là lý do rất nhiều NĐT Bắc bán rẻ tài sản Nam sau 3 tới 5 năm vì mệt mỏi. Không phải vì tài sản dở.
Mô hình 3 lớp giải bài toán quản lý từ xa
Hoàn dựng mô hình này sau khi tư vấn hơn 200 khách NĐT Bắc cầm tài sản Nam. Không phải mô hình duy nhất, nhưng là mô hình đơn giản và bền nhất Hoàn thấy.
Lớp một là người tại chỗ trông coi hàng ngày. Đây là mắt của anh chị ở Sài Gòn. Người này không cần bằng cấp, chỉ cần đáng tin. Nhiệm vụ đơn giản. Mỗi tháng đi qua căn nhà 2 lần, chụp ảnh gửi anh chị. Khi khách gọi than phiền, người này đến xem tình trạng, gọi thợ nếu cần, báo cáo lại. Trả tiền công cố định 500 nghìn tới 1,5 triệu tháng tùy khoảng cách và số căn.
Chọn ai làm việc này rất quan trọng. Không nên chọn môi giới đang chào bán bất động sản vì họ có xung đột lợi ích. Không nên chọn hàng xóm quá thân vì họ không muốn làm vì tiền. Nên chọn người trung tính, đáng tin, có nhu cầu thu nhập phụ. Sinh viên năm cuối, người về hưu ở khu đó, hoặc tài xế Grab quen thuộc. Đọc thêm bài chọn người tại chỗ đáng tin trông coi tài sản để chi tiết cách chọn.
Lớp hai là thợ và nhà cung cấp dịch vụ tin cậy. Điều hòa hỏng gọi ai. Ống nước rò gọi ai. Sàn gỗ cong gọi ai. Anh chị phải có sẵn danh sách 3 tới 5 thợ đã dùng qua, biết giá, biết chất lượng. Lớp một biết gọi ai, chi phí bao nhiêu, không phải tra Google mỗi lần có việc.
Cách xây danh sách này là mỗi lần có việc, ghi lại số điện thoại thợ, mô tả loại việc, đánh giá 1 tới 5 sao. Sau 12 tháng anh chị có bảng vàng. Đây là tài sản không nhìn thấy nhưng cực kỳ giá trị. NĐT nào đã quản 2 tới 3 căn trong 3 năm mà không có danh sách này là chưa làm đúng.
Lớp ba là hệ thống theo dõi số liệu và liên lạc khách. Đây là công việc anh chị làm từ Hà Nội. Bảng Excel theo dõi thu chi, ghi số liệu mỗi tháng. Nhóm Zalo hoặc nhóm nhắn tin với khách để họ báo trực tiếp anh chị khi có việc lớn, đồng thời cho phép anh chị nhắc gia hạn hợp đồng và chúc Tết. Đọc thêm bài số liệu cần ghi lại mỗi tháng để quản tài sản cho thuê để biết ghi gì.
Ba lớp này hoạt động cùng nhau. Lớp một là mắt và tay ở Sài Gòn. Lớp hai là mạng lưới xử lý sự cố. Lớp ba là não ở Hà Nội. Thiếu một lớp là mô hình vỡ.
Chi phí thực tế của mô hình 3 lớp
Chị Xuân hỏi Hoàn tổng chi phí là bao nhiêu cho 2 căn ở Thủ Đức. Hoàn tính. Lớp một 1,2 triệu tháng cho một người trông coi cả 2 căn. Lớp hai không tính chi phí trực tiếp, chỉ trả khi có việc và trả theo giá thị trường. Lớp ba miễn phí, chỉ tốn thời gian.
Tổng chi phí trực tiếp 14,4 triệu năm cho 2 căn. Chia đôi ra mỗi căn 7,2 triệu năm. So với việc chị Xuân bay vào 5 lần một năm hết 40 triệu, tiết kiệm 25 triệu. Chưa kể thời gian và sức khỏe của chị.
Với NĐT có 1 căn, tính riêng thì đắt hơn tỷ lệ. Có thể tìm người quản lý theo dạng chia sẻ, cùng người trông coi cho 3 tới 5 chủ nhà trong một khu, chia đều chi phí. Mô hình này bắt đầu phổ biến ở Vinhomes Central Park, Vinhomes Grand Park, và các dự án tập trung.
Khi nào mô hình 3 lớp không đủ, cần dịch vụ chuyên nghiệp
Có 4 trường hợp mô hình 3 lớp không đủ, anh chị cần thuê dịch vụ quản lý bất động sản chuyên nghiệp.
Trường hợp một là cho thuê ngắn hạn kiểu Airbnb. Loại này cần đón khách 24/7, dọn dẹp giữa 2 khách, xử lý phàn nàn tức thời. Người trông coi bán thời gian không làm nổi. Đọc thêm bài cho thuê ngắn hạn kiểu Airbnb ở Sài Gòn để biết bao nhiêu công.
Trường hợp hai là có trên 5 căn ở nhiều khu khác nhau. Một người trông coi không phủ nổi. Chi phí thuê 5 người rời rạc cao hơn thuê một công ty. Chuyển sang dịch vụ chuyên nghiệp là hợp lý.
Trường hợp ba là anh chị không có thời gian nhìn báo cáo hàng tháng. Bận công việc chính, không thể dành 30 phút mỗi tháng để đọc và phản hồi. Cần dịch vụ chuyên nghiệp có báo cáo tổng hợp và có người ra quyết định thay khi anh chị vắng mặt.
Trường hợp bốn là tài sản quá đắt, rủi ro cao. Biệt thự Q7, penthouse Vinhomes Golden River, shophouse mặt tiền lớn. Loại này khách thuê là người nước ngoài hoặc công ty, yêu cầu chuyên nghiệp cao. Người trông coi bán thời gian không đáp ứng chuẩn.
Với 3 trong 4 trường hợp này, chi phí dịch vụ chuyên nghiệp thường 8 tới 12 phần trăm doanh thu cho thuê. Đọc thêm bài ủy thác quản lý cho đơn vị chuyên nghiệp lợi và hại để cân nhắc chi tiết.
Công nghệ hỗ trợ quản lý từ xa
Bây giờ có nhiều công cụ nhỏ giúp mô hình 3 lớp chạy tốt hơn. Không phức tạp, không đắt.
Camera IP đặt ở ngoài cửa. Giá 800 nghìn tới 1,5 triệu một cái. Xem từ điện thoại. Biết khách vào ra khi nào, có ai đến kiểm tra không. Đặc biệt hữu ích khi nhà trống chờ khách mới thuê.
Ổ khóa thông minh. Giá 2 tới 5 triệu. Cho phép anh chị cấp mật khẩu tạm thời cho thợ, khách xem nhà, người trông coi khi cần. Không phải giao chìa. Ghi log ai vào lúc nào.
Ứng dụng nhắn tin nhóm. Zalo hoặc Telegram. Tạo 1 nhóm với người trông coi và khách hiện tại. Mọi vấn đề nhỏ giải quyết qua đó. Cấp cứu gọi điện.
Đọc thêm bài công nghệ quản lý nhà cho thuê để biết dùng những công cụ này thế nào cho hiệu quả.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm số một là giao toàn quyền cho một người tại chỗ. Người đó ốm, đi nghỉ, chuyển việc là anh chị không có ai thay. Luôn có kế hoạch B.
Sai lầm số hai là không có hợp đồng với người trông coi. Miệng nói xong quên. Sau 6 tháng người đó tăng giá, hoặc bỏ việc, anh chị không có căn cứ. Hợp đồng đơn giản một trang cũng đủ.
Sai lầm số ba là không có ai ở Sài Gòn có thể đến trong ngày khi cấp cứu. Cháy nhà, vỡ ống nước lớn, khách bị nạn. Cần có ít nhất một số điện thoại cấp cứu 24/7. Có thể trả phí giữ chân riêng cho tình huống này.
Sai lầm số tư là để lâu không bay vào. Mô hình chạy tốt không có nghĩa anh chị không cần đến. Mỗi 6 tới 12 tháng phải bay vào một lần, thăm căn nhà, gặp người trông coi, gặp khách nếu được. Duy trì mối quan hệ là cách giữ mô hình bền.
Câu hỏi thường gặp
Chị nên chọn người trông coi có thân với chị hay người lạ chuyên nghiệp?
Người lạ chuyên nghiệp. Người thân có xu hướng nể nang, không báo cáo đầy đủ. Người lạ làm vì tiền, có trách nhiệm rõ ràng, dễ nhận xét khi có vấn đề.
Chị có 2 căn cách nhau 15km, một người trông coi có được không?
Được, nếu người đó có xe máy và không có việc chính nào khác vào giờ hành chính. Trả 1,5 tới 2 triệu tháng. Nếu 2 căn cách nhau trên 30km, tách 2 người.
Chị không tin ai được, có tự làm được không?
Có, nhưng chị sẽ mệt như 6 tháng qua. Câu hỏi thực sự là chị chấp nhận mệt hay chấp nhận rủi ro thuê nhầm người. Rủi ro thuê nhầm giảm được bằng cách bắt đầu với thời gian thử 3 tháng và trả tiền theo tháng.
Có mô hình quản lý dạng thuê bao trọn gói không?
Có, một số công ty ở Sài Gòn đã có dịch vụ trọn gói cho NĐT ngoại tỉnh. Phí 15 tới 25 phần trăm doanh thu cho thuê. Đắt nhưng anh chị không phải làm gì cả. Hợp với người có nhiều căn hoặc bận công việc chính.
Bước tiếp theo
Chị Xuân sau khi triển khai mô hình 3 lớp giảm số chuyến bay vào từ 5 xuống 2 lần một năm. Tiết kiệm 24 triệu tiền đi lại. Quan trọng hơn là chị không còn lo mỗi lần điện thoại kêu. Có người xử lý trước. Chị chỉ ra quyết định lớn từ Hà Nội. Đó là mô hình bền vững cho tuổi 50 tới 60, khi sức khỏe không cho phép bay đi bay lại nhiều.
Chị có tài sản trong Nam, muốn Hoàn giúp thiết kế mô hình 3 lớp cho tình hình cụ thể của chị, hay muốn Hoàn gợi ý người trông coi tại chỗ ở khu vực chị đang có tài sản?
Bình luận “BẢN ĐỒ” hoặc nhắn tin cho Hoàn.
P.S. Điều Hoàn lo nhất khi thấy NĐT Bắc bán rẻ tài sản Nam sau 3 tới 5 năm là họ không bán vì tài sản dở, họ bán vì mệt. Mệt vì không có mô hình. Bay đi bay lại xử lý sự cố. Nếu chị đang có tài sản trong Nam, thiết kế mô hình 3 lớp từ hôm nay. Chi phí 15 triệu năm, cứu được 30 tới 40 triệu tiền đi lại và giữ được tài sản để chờ chu kỳ giá tới.
