Em Khôi có 3 căn cho thuê ở Sài Gòn. Em ấy sống ở Hà Nội, mỗi năm bay vào 4 tới 6 lần. Đến kỳ khai thuế, em ấy gọi Hoàn giọng bối rối. “Anh ơi, em không biết năm nay 3 căn của em lời bao nhiêu. Kế toán bảo em đưa số liệu. Em bảo em không có số liệu. Kế toán im lặng.” Hoàn nghe xong hỏi lại. “Em có sổ theo dõi không?” Em ấy nói không. “Em có file Excel không?” Em ấy nói không. “Em ghi note trên điện thoại không?” Em ấy nói cũng không.
Đây là tình trạng của 70 phần trăm NĐT Bắc cầm tài sản cho thuê trong Nam. Họ nghĩ chỉ cần khách chuyển tiền đúng ngày là ổn. Không phải. Không đo là mù. Mù thì không biết mình đang lời hay lỗ, không biết căn nào ngon căn nào tệ, không biết khi nào phải bán khi nào giữ. Bài này Hoàn liệt kê 7 số liệu bắt buộc phải ghi lại mỗi tháng. 15 phút mỗi tháng cứu được rất nhiều năm ngồi lo.
Theo dõi dòng tiền cho thuê là gì
Theo dõi dòng tiền cho thuê là việc ghi lại đầy đủ tiền vào và tiền ra của mỗi tài sản mỗi tháng, gom lại thành báo cáo tháng và báo cáo năm. Không phải chỉ số tiền khách chuyển. Là toàn bộ thu chi liên quan. Có ghi mới có cơ sở ra quyết định.
Nhiều người nghĩ tôi ghi trong đầu là được. Sai. Trí nhớ không đáng tin sau 30 ngày. Sau 3 năm, anh chị không thể nhớ nổi tháng nào căn nào đã sửa gì hết bao nhiêu. Số liệu phải nằm ngoài đầu. Có thể là sổ, Excel, ứng dụng ghi chú, gì cũng được. Miễn là được ghi ngay tháng đó, không phải nhớ lại.
Bảy số liệu bắt buộc mỗi tháng
Đây là danh sách Hoàn dùng khi tư vấn khách. Mỗi số nằm cho mỗi căn, không gộp chung.
Số một là tiền thuê thu được thực tế. Không phải giá thuê hợp đồng. Là tiền thực tế nhận trong tháng. Khách trả đủ 12 triệu hay chỉ 10 triệu vì xin nợ, ghi con số thực. Con số này khác với hợp đồng khi khách đóng chậm, đóng thiếu, hoặc trả trước cho nhiều tháng.
Số hai là ngày nhận tiền. Khách chuyển ngày 3 hay ngày 15 của tháng. Cái này quan trọng vì nó cho thấy chất lượng khách. Khách A luôn đúng ngày. Khách C luôn chậm 5 tới 10 ngày. Sau 6 tháng anh chị đọc bảng là biết loại khách gì. Đọc thêm bài về khách thuê chậm trả tiền nhà để biết xử lý khi thấy tín hiệu chậm.
Số ba là chi phí phát sinh trong tháng. Sửa máy lạnh 800 nghìn, thay bóng đèn 200 nghìn, phí công chứng gia hạn 500 nghìn, tiền công người tại chỗ trông coi 500 nghìn. Ghi từng khoản. Không gộp “linh tinh 2 triệu”. Cuối năm gom lại mới thấy chi phí thật.
Số bốn là tình trạng lấp đầy. Tháng đó có khách hay trống. Nếu trống, trống bao nhiêu ngày. Sau 12 tháng, cộng lại ra tỷ lệ lấp đầy cả năm. Căn 90 phần trăm lấp đầy khác căn 75 phần trăm rõ rệt về hiệu suất thực. Đọc thêm bài tỷ lệ lấp đầy chỉ số sống còn của tài sản cho thuê để hiểu ngưỡng.
Số năm là số lượt liên lạc với khách trong tháng. Đây là số bí mật ít người theo dõi. Khách gọi than phiền 5 lần một tháng là căn có vấn đề gì đó ngầm, hoặc khách khó tính. Khách không gọi lần nào là tốt. Số này cho anh chị biết trước 3 tháng khi khách sắp trả nhà.
Số sáu là giá thuê thị trường xung quanh. Mỗi 3 tháng cập nhật một lần. Xem 3 tin đăng cùng khu, cùng diện tích, cùng loại. Ghi giá thuê trung bình. So với giá thuê căn mình. Cao hơn 15 phần trăm là đến lúc thương lượng tăng giá. Thấp hơn 20 phần trăm là đến lúc chuẩn bị giữ khách bằng cách khác.
Số bảy là chi phí lãi vay tháng đó nếu có vay. Nếu vay ngân hàng, ghi số lãi phải trả tháng đó. Cuối tháng nhìn tổng thu trừ tổng chi trừ lãi vay ra dòng tiền thực. Không tính lãi vay là tự lừa mình.
Mẫu bảng theo dõi 15 phút mỗi tháng
Hoàn đưa em Khôi mẫu bảng này để bắt đầu. Đơn giản, không cần phần mềm gì cả. Một tờ giấy A4 hoặc một sheet Excel.
Cột đầu là số thứ tự tháng. Cột hai tên căn. Cột ba giá thuê hợp đồng. Cột bốn tiền nhận thực tế. Cột năm ngày nhận. Cột sáu chi phí phát sinh và mô tả ngắn. Cột bảy trạng thái khách (A, B, C, D). Cột tám ghi chú đặc biệt (khách gọi than, chuẩn bị hết hợp đồng, đề nghị tăng giá).
Mỗi tháng anh chị chỉ điền một dòng cho mỗi căn. Cầm điện thoại lên nhìn tài khoản, ghi luôn. Chi phí phát sinh anh chị chụp ảnh hóa đơn lưu vào folder riêng theo tháng. Hết. Đây là công việc 15 phút, làm vào ngày 5 mỗi tháng.
Sau 12 tháng anh chị cộng cột 4, trừ cột 6, được doanh thu và chi phí cả năm. Nhân đó với thuế và các khoản khác, ra dòng tiền ròng cả năm. Đọc thêm bài tính dòng tiền ròng sau thuế của một căn cho thuê để tính bảng đầy đủ.
Cách dùng số liệu để ra quyết định
Ghi số mà không dùng thì cũng vô nghĩa. Bốn cách Hoàn dùng khi phân tích bảng theo dõi cho khách.
Cách một là so sánh giữa các căn. Nếu anh chị có 3 căn, cuối năm sẽ thấy căn nào lời nhất, căn nào lỗ. Có khi một căn ăn hết lãi của hai căn kia vì chi phí bảo trì cao và tháng trống nhiều. Không so là không biết. Sau 2 năm đủ dữ liệu, anh chị có thể quyết định bán bớt căn kém, giữ căn tốt.
Cách hai là so sánh giữa các năm cho cùng căn. Năm nay chi phí bảo trì cao hơn năm ngoái 40 phần trăm. Vì sao? Vì căn nhà xuống cấp, hay vì khách mới xấu hơn, hay vì thị trường lao động vệ sinh tăng giá. Không có dữ liệu năm trước để so là không biết nguyên nhân.
Cách ba là phát hiện tín hiệu trước. Số lượt khách gọi than phiền tăng từ 1 tới 3 tới 5 lần một tháng trong 3 tháng liên tiếp là dấu hiệu khách sắp trả nhà. Anh chị chủ động liên lạc trước để giải quyết. Đọc thêm bài giữ chân khách thuê tốt để biết cách xử lý sớm.
Cách bốn là báo cáo cho kế toán và thuế. Cuối năm bảng của anh chị đưa thẳng cho kế toán, không cần nhớ lại, không cần đoán. Kê khai thuế đúng, giảm rủi ro bị truy thu. Đặc biệt quan trọng khi doanh thu tổng vượt 100 triệu năm.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm số một là chờ tới cuối năm mới ghi. Không nhớ nổi. Số liệu sai. Kết luận sai.
Sai lầm số hai là chỉ ghi thu, không ghi chi. Nhìn thu 144 triệu tưởng lời to. Không ghi chi 60 triệu là mất đi hình dung thật.
Sai lầm số ba là gộp tài chính căn cho thuê với tài chính gia đình. Không tách được là không biết căn nào lời căn nào lỗ. Mỗi căn phải có mã riêng.
Sai lầm số bốn là dùng trí nhớ để nhớ chi phí sửa chữa. 3 tháng sau đã quên căn nào sửa gì hết bao nhiêu. Ảnh hóa đơn phải chụp và lưu ngay.
Câu hỏi thường gặp
Em cần dùng phần mềm gì không?
Không cần. Excel hoặc Google Sheet đủ. Ai thích ứng dụng thì dùng Money Lover hay Sổ Thu Chi Misa. Điều quan trọng là bắt đầu ghi ngay hôm nay, không phải chọn phần mềm hoàn hảo.
Em có 5 căn thì ghi thế nào cho không rối?
Mỗi căn một sheet riêng trong cùng một file Excel. Cuối tháng bổ sung dòng mới cho 5 sheet. Cuối năm gom lại một sheet tổng hợp so sánh giữa các căn.
Em thuê người quản lý làm việc này được không?
Được, nhưng anh chị vẫn phải nhìn báo cáo hàng tháng. Đừng phó mặc hoàn toàn. Người quản lý ghi cho anh chị, nhưng anh chị đọc và đặt câu hỏi. Không đọc là như không có báo cáo.
Ghi lâu thế có mệt không?
Không, 15 phút mỗi tháng cho 3 tới 5 căn. Ít hơn thời gian anh chị lướt Facebook trong một buổi tối. Cái mệt là ngồi khai thuế không có số liệu, phải nhớ lại từng khoản trong 12 tháng.
Bước tiếp theo
Em Khôi sau 6 tháng làm bảng theo dõi phát hiện căn cho thuê ở Bình Chuẩn đang lỗ vì chi phí bảo trì cao và tháng trống nhiều. Em ấy quyết định bán căn đó, mua căn khác gần Metro Thủ Đức. Nếu không có số liệu, em ấy sẽ giữ căn Bình Chuẩn thêm 3 năm nữa, mất khoảng 80 triệu chi phí giữ và lãi cơ hội. 15 phút mỗi tháng ghi bảng cứu được số tiền đó.
Anh chị muốn Hoàn gửi mẫu bảng theo dõi Excel để dùng ngay, hay muốn Hoàn phân tích 6 tháng dữ liệu hiện tại của anh chị để chỉ ra căn nào cần xem lại?
Bình luận “BẢN ĐỒ” hoặc nhắn tin cho Hoàn.
P.S. Điều Hoàn lo nhất khi thấy NĐT Bắc cầm tài sản cho thuê ở Nam không ghi số liệu là 5 năm sau họ sẽ nghĩ “đầu tư BĐS trong Nam không ăn thua” trong khi thực tế chỉ là 1 trong nhiều căn bị lỗ mà không biết để xử lý. Bắt đầu ghi từ tháng này. Excel hay sổ giấy đều được. Miễn là bắt đầu.
