Anh Cường gửi lại cho Hoàn bảng theo dõi dãy trọ tháng vừa rồi. “Em ơi, em đang tính 18 phòng thuê 1,9 triệu là 34 triệu mỗi tháng. Nhưng thực thu chỉ 28 triệu. Em không hiểu chỗ nào hụt.”
Hoàn nhìn bảng. Đếm. Trong 18 phòng, 14 phòng có khách thuê, 2 phòng đang trống, 2 phòng vừa đổi khách mất 12 ngày dọn dẹp và đăng tin lại. Tính ra tỷ lệ lấp đầy của anh chỉ 82%, không phải 100%.
Anh chị thấy chưa. Khác biệt giữa 100% và 82% trên dãy trọ 18 phòng là 6 triệu mỗi tháng, 72 triệu mỗi năm. Đây không phải chuyện nhỏ.
Bài này Hoàn viết để anh chị nhà đầu tư miền Bắc đang cho thuê bất động sản miền Nam hiểu chỉ số tỷ lệ lấp đầy. Một chỉ số quyết định lời lỗ thật mỗi năm.
Tỷ lệ lấp đầy là gì
Tỷ lệ lấp đầy là tỷ lệ phần trăm thời gian trong năm tài sản có khách thuê thật sự, tính bằng số ngày có khách chia cho 365 ngày.
Không phải tỷ lệ phòng có khách trong tháng này. Phải tính theo cả năm, gồm cả ngày trống giữa hai khách.
Tỷ lệ lấp đầy 95% nghĩa là cả năm có khoảng 18 ngày trống. Tỷ lệ 85% là 55 ngày trống. Tỷ lệ 75% là 91 ngày trống tức 3 tháng.
Người cho thuê chuyên nghiệp ở Sài Gòn duy trì tỷ lệ 90-95% cho căn hộ trung cấp, 85-90% cho nhà trọ công nhân. Dưới 85% là dấu hiệu phải kiểm tra lại.
Cách tính tỷ lệ lấp đầy đúng
Hoàn dạy khách 3 cách tính tùy loại tài sản.
Cho 1 căn hộ hoặc 1 nhà phố. Cộng tổng số ngày có khách thuê trong 12 tháng qua. Chia cho 365. Nhân 100. Ví dụ căn cho thuê 308 ngày là 308/365 = 84,4%.
Cho dãy trọ nhiều phòng. Mỗi phòng tính riêng số ngày có khách, cộng tổng. Chia cho (số phòng x 365). Nhân 100. Ví dụ dãy 18 phòng, tổng 5.420 ngày có khách trong 12 tháng. Tỷ lệ là 5420/(18×365) = 82,5%.
Cho căn cho thuê ngắn hạn Airbnb. Cộng số đêm có khách trong tháng. Chia cho số đêm trong tháng (28-31). Nhân 100. Trung bình tháng nên tính theo năm.
Khi tính tỷ lệ lấp đầy phải tính tất cả khoản trống. Trống giữa hai khách. Trống vì tu sửa. Trống vì khách bỏ đột ngột. Tất cả tính vào.
Sai lầm thường gặp khi đo tỷ lệ lấp đầy
Sai lầm thứ nhất. Tính theo tháng hiện tại, không theo năm. Tháng này lấp đầy 100% không có nghĩa là tỷ lệ năm 100%. Phải nhìn cả 12 tháng qua.
Sai lầm thứ hai. Bỏ qua ngày trống dọn dẹp đăng tin. Nhiều người tính khách thuê 25/30 ngày là 83% trong tháng. Nhưng 5 ngày kia là 5 ngày mất tiền thực.
Sai lầm thứ ba. Không ghi sổ chính xác. Tự ước tính trong đầu. Sau 6 tháng không nhớ căn nào trống mấy ngày. Phải có file Excel ghi theo từng phòng từng ngày.
Sai lầm thứ tư. Không so với chuẩn ngành. Tỷ lệ 88% có thể tốt cho phân khúc này, kém cho phân khúc khác. Phải biết ngưỡng chuẩn cho loại tài sản của mình.
Ngưỡng tỷ lệ lấp đầy chuẩn theo phân khúc
Hoàn dùng dữ liệu thực ghi nhận từ khách Hoàn và các môi giới cho thuê chuyên nghiệp ở Sài Gòn.
Căn hộ trung cấp 12-25 triệu/tháng. Chuẩn 90-95%/năm. Dưới 85% là kém, phải kiểm tra giá, ảnh đăng tin, kênh quảng cáo. Trên 95% có thể giá đang thấp hơn thị trường, cần xem lại.
Căn hộ cao cấp 25-50 triệu/tháng. Chuẩn 85-90%. Phân khúc này khách kén hơn, tìm chậm hơn. Trống 1 lần có thể mất 1-2 tháng.
Nhà phố hẻm xe hơi 15-25 triệu/tháng. Chuẩn 88-92%. Tương tự căn hộ trung cấp nhưng khách target khác (gia đình thay vì cặp đôi trẻ).
Nhà trọ công nhân 1,8-2,5 triệu/phòng/tháng. Chuẩn 88-93% cho khu gần KCN hoạt động tốt. Khu xa hoặc KCN suy giảm có thể chỉ 75-85%.
Cho thuê ngắn hạn Airbnb mùa cao điểm. 70-80% đêm. Mùa thấp 35-50%. Trung bình năm 55-65%. Không so với cho thuê dài hạn được vì cách tính khác.
4 việc nâng tỷ lệ lấp đầy
Hoàn áp dụng đủ 4 việc này cho khách miền Bắc khi tỷ lệ lấp đầy dưới chuẩn.
Việc 1. Định giá đúng thị trường. Tỷ lệ lấp đầy thấp nguyên nhân số 1 là giá cao hơn thị trường 5-10%. Tra giá 15-20 căn cùng phân khúc, điều chỉnh giá về mức trung bình. Tỷ lệ lấp đầy thường tăng 5-8% trong 2-3 tháng.
Việc 2. Chuẩn bị căn sẵn sàng cho khách mới. Dọn xong trong 2-3 ngày sau khi khách cũ rời. Có sẵn ảnh đẹp, mô tả đầy đủ để đăng tin ngay. Đừng để 7-10 ngày dọn dẹp.
Việc 3. Đa kênh quảng cáo. Chỉ đăng 1 kênh là rủi ro. Đăng batdongsan + chotot + nhóm Facebook khu vực + môi giới chuyên cho thuê. Mỗi kênh kéo nhóm khách khác nhau.
Việc 4. Giảm giá thuê 5-7% khi khách hiện gia hạn. Giữ khách 2 năm thay vì 1 năm tăng tỷ lệ lấp đầy đáng kể. Khoản giảm 5-7% nhỏ hơn nhiều so với 1-2 tháng trống khi đổi khách.
Cách Hoàn theo dõi tỷ lệ lấp đầy cho khách
Hoàn dùng Google Sheets đơn giản. Mỗi căn 1 tab. Mỗi tab có 12 dòng (12 tháng) và 31 cột (31 ngày). Ghi đỏ ngày trống, ghi xanh ngày có khách. Cuối tháng cộng số ô xanh chia cho số ngày trong tháng ra tỷ lệ tháng. Cuối năm cộng 12 tháng ra tỷ lệ năm.
Tab tổng có biểu đồ xu hướng tỷ lệ lấp đầy 12 tháng. Nhìn ngay được xu hướng tăng hay giảm.
Cho khách quy mô lớn (5+ căn hoặc dãy trọ) có thêm sổ thu chi điện tử ghi tiền thu, tiền chi từng tháng theo từng phòng. Cuối quý kết xuất báo cáo gửi qua email.
Đây là hệ thống đơn giản. Anh chị không cần phần mềm chuyên nghiệp đắt tiền. Excel hoặc Google Sheets đủ dùng.
Câu hỏi thường gặp
Câu 1. Em có 3 căn hộ cho thuê ở Sài Gòn. Em không có hệ thống ghi sổ. Em làm sao bắt đầu?
Tạo 1 file Google Sheet, 3 tab cho 3 căn. Mỗi tab có 12 dòng cho 12 tháng. Mỗi tháng ghi: ngày khách vào, ngày khách ra, tiền thu, ghi chú. Bắt đầu từ tháng này, không cần truy ngược. Sau 6 tháng có dữ liệu là biết tỷ lệ lấp đầy thực.
Câu 2. Tỷ lệ lấp đầy của em chỉ 78% cả năm. Em nên làm gì trước?
Kiểm tra giá thuê so với 15 căn cùng phân khúc. Nếu giá em cao hơn trung bình 5-10%, hạ về mức trung bình. Đây là lý do số 1 khiến lấp đầy thấp. Nếu giá đã đúng thì kiểm tra ảnh đăng tin và kênh quảng cáo.
Câu 3. Em nên đặt mục tiêu lấp đầy bao nhiêu là an toàn?
Đặt mục tiêu cao hơn ngưỡng tối thiểu của phân khúc 3-5 điểm phần trăm. Ví dụ căn hộ trung cấp ngưỡng 85%, em đặt mục tiêu 90%. Có buffer cho trường hợp bất ngờ.
Câu 4. Em muốn em phân tích tỷ lệ lấp đầy 12 tháng qua của em không?
Được. Em gửi cho Hoàn file ghi sổ hoặc lịch sử khách thuê của 12 tháng. Hoàn tính lại tỷ lệ chính xác, so với chuẩn phân khúc, chỉ ra 2-3 điểm cụ thể có thể cải thiện.
Lời cuối từ Hoàn
Anh chị muốn Hoàn gửi mẫu Google Sheet theo dõi lấp đầy có sẵn công thức tính tự động, hay muốn Hoàn ngồi 30 phút phân tích trực tiếp tỷ lệ 12 tháng qua của anh chị? Để lại bình luận ‘BẢN ĐỒ’ dưới bài, Hoàn gửi tận tay.
P.S. Hoàn nói thẳng. Tỷ lệ lấp đầy là chỉ số duy nhất phân biệt người cho thuê chuyên nghiệp với nghiệp dư. Anh chị mà không đo, không biết mình đang ở đâu, không cải thiện được. Bắt đầu đo ngay tháng này. 3 tháng sau có dữ liệu là biết phải sửa cái gì.
