Em Cường gọi Hoàn 2 giờ sáng. Giọng em ấy hoảng. Khách thuê căn nhà phố Tân Phú vừa nhắn báo bể ống nước, nước chảy tràn sàn tầng hai, có nguy cơ thấm xuống tầng một. Em ấy ở Hà Nội, không thể bay vào ngay. Em ấy hỏi Hoàn. “Anh ơi, em phải làm gì bây giờ? Em có nên bay vào chuyến sớm mai không?” Hoàn hỏi lại. “Em có thợ nào ở Tân Phú số điện thoại không? Có người tại chỗ đi kiểm không?” Em ấy im. Không có. Chưa từng chuẩn bị danh sách này.
Đây là bài Hoàn viết ra cho em Cường và cho anh chị nào đang cầm căn cho thuê trong Nam mà chưa có quy trình xử lý sự cố. Không phải mọi sự cố đều bay vào ngay là đúng. Có quy trình 4 bước xử lý trong 24 giờ, phần lớn không cần bay vào, chi phí thấp hơn 5 tới 10 lần và khách hài lòng hơn.
Xử lý sự cố nhà cho thuê từ xa là gì
Xử lý sự cố nhà cho thuê từ xa là quy trình chủ nhà giải quyết những vấn đề bất ngờ xảy ra với căn nhà cho thuê khi ở cách xa, không thể có mặt trong ngày. Sự cố phổ biến gồm bể ống nước, chập điện, cửa hư, máy lạnh hỏng, mất chìa khóa, khách gây rối, hàng xóm phàn nàn.
Nhiều NĐT Bắc chọn cách bay vào ngay khi có sự cố. Đây là phản xạ tự nhiên nhưng hiếm khi tối ưu. Bay vào một chuyến 8 tới 10 triệu chi phí và 3 ngày công. Trong khi quy trình đúng có thể xử lý qua điện thoại trong 6 tới 24 giờ với chi phí 2 tới 5 triệu.
Bốn bước xử lý sự cố trong 24 giờ
Hoàn xây quy trình này qua nhiều năm giúp khách miền Bắc. Áp dụng đúng cho 80 phần trăm sự cố phổ biến.
Bước một là phân loại sự cố ngay trong 30 phút đầu. Có ba loại sự cố. Loại một là khẩn cấp có nguy cơ mất mát lớn (bể ống nước lớn, chập điện có khói, cháy, đổ tường). Loại hai là gấp không có nguy cơ mất mát lớn (máy lạnh hỏng, cửa không đóng được, mất điện một khu). Loại ba là bình thường có thể xử lý trong 1 tới 3 ngày (bồn cầu nghẹt nhẹ, đèn hỏng, ổ khóa cứng).
Cách phân loại. Yêu cầu khách chụp ảnh, quay video 30 giây gửi qua Zalo. Nhìn được là biết loại nào. Không có ảnh là phải giả định loại một, xử lý gấp.
Bước hai là kích hoạt đúng người xử lý. Với loại một, gọi ngay người tại chỗ đến trong 30 tới 90 phút để dừng nguy cơ. Nếu không có người tại chỗ, gọi 114 (cứu hỏa) hoặc 115 (cấp cứu) nếu cần. Với loại hai, gọi thợ chuyên trong 2 tới 6 giờ. Với loại ba, thợ đến trong 24 giờ là được.
Đây là chỗ danh sách liên lạc chuẩn bị trước quan trọng. Không có danh sách là mất 1 tới 2 giờ tìm số, tăng nguy cơ.
Bước ba là ra quyết định chi tiền qua điện thoại. Thợ đến báo giá qua Zalo hoặc điện thoại. Chủ nhà quyết trong 15 phút. Nếu chi phí dưới ngưỡng quy định trước (ví dụ 2 triệu), chủ nhà ok ngay. Nếu vượt ngưỡng, chủ nhà yêu cầu ảnh và mô tả cụ thể, quyết trong 30 phút. Không chần chừ vì mỗi giờ trễ là nguy cơ leo thang.
Bước bốn là đóng phiếu sự cố có ảnh trước sau và ghi chú. Sau khi xử lý xong, thợ chụp ảnh kết quả. Ghi rõ nguyên nhân, biện pháp, chi phí, người ký nhận. Gửi qua Zalo. Chủ nhà lưu vào folder sự cố theo năm. Đây là tài liệu để đánh giá lịch sử tài sản và làm cơ sở đòi bồi thường khách nếu do khách gây ra. Đọc thêm bài kiểm tra nhà cho thuê định kỳ để hiểu phiếu sự cố kết nối vào hệ thống phiếu kiểm định kỳ ra sao.
Danh sách liên lạc chuẩn bị trước khi có sự cố
Đây là danh sách Hoàn khuyên chuẩn bị ngay khi vừa mua nhà, không đợi có sự cố. 6 loại liên lạc.
Liên lạc một là thợ nước gần nhà, số điện thoại và địa chỉ. Thử gọi một lần khi mới mua, hỏi giá dịch vụ cơ bản. Ghi vào sổ tay.
Liên lạc hai là thợ điện gần nhà. Cùng cách. Yêu cầu có giấy phép hành nghề nếu là điện lớn.
Liên lạc ba là thợ khóa gần nhà. Đặc biệt quan trọng khi khách hoặc chủ nhà mất chìa khóa. Đến trong 30 tới 60 phút, không phải chờ ngày.
Liên lạc bốn là thợ máy lạnh và điện lạnh. Miền Nam nóng quanh năm, máy lạnh dùng nhiều, hỏng thường xuyên.
Liên lạc năm là người tại chỗ có thể đến kiểm nhanh. Có thể là môi giới đã bán căn, có thể là bà con hàng xóm quen, có thể là người trông coi hàng tháng. Người này không xử lý sự cố mà chỉ đến hiện trường kiểm tra và báo cáo.
Liên lạc sáu là đội trưởng khu phố hoặc tổ dân phố. Số điện thoại đội trưởng khi có sự cố lớn cần báo địa phương. Cũng là kênh liên lạc khi hàng xóm phàn nàn về khách thuê.
Danh sách 6 số điện thoại này lưu trong điện thoại chủ nhà, chia sẻ với vợ chồng, in ra dán lên cửa tủ điện trong nhà cho khách xem khi có sự cố.
Quy tắc chi tiền cho sự cố
Chi tiền qua điện thoại là chỗ nhiều NĐT ngại vì sợ bị lừa. Có 3 quy tắc để giảm rủi ro.
Quy tắc một là có ngưỡng tự quyết cho từng loại thợ. Thợ nước dưới 2 triệu tự quyết. Thợ điện dưới 3 triệu tự quyết. Thợ máy lạnh dưới 1,5 triệu tự quyết. Vượt ngưỡng phải xin phép chủ nhà. Ngưỡng ghi trong thỏa thuận ban đầu, không phải lúc có sự cố mới nói.
Quy tắc hai là thanh toán qua chuyển khoản có ghi nội dung. Không đưa tiền mặt qua trung gian. Chuyển thẳng cho thợ sau khi có ảnh kết quả và phiếu công. Nội dung ghi rõ “sửa nước căn số X ngày Y”.
Quy tắc ba là có nhóm Zalo chung giữa chủ nhà, thợ, người tại chỗ. Mọi báo cáo và ảnh đều gửi trong nhóm. Ai cũng nhìn được. Giảm rủi ro thợ báo giá ảo hoặc người tại chỗ ăn hoa hồng.
Khi nào bắt buộc phải bay vào Nam
Không phải mọi sự cố xử lý được từ xa. Có 4 trường hợp Hoàn khuyên bay vào ngay.
Trường hợp một là cháy, sập tường, sự cố lớn về kết cấu. Bay vào để đánh giá thiệt hại, làm việc với bảo hiểm và địa phương.
Trường hợp hai là tranh chấp pháp lý với khách. Khách không trả tiền và không rời nhà. Không dừng được qua điện thoại. Bay vào để làm việc với công an khu vực và luật sư.
Trường hợp ba là mất giấy tờ nghiêm trọng. Sổ hồng bị mất, hợp đồng gốc bị mất. Bay vào để làm việc với văn phòng công chứng và cơ quan đăng ký.
Trường hợp bốn là sự cố lặp lại 3 lần trở lên trong 6 tháng. Đây là dấu hiệu có vấn đề cấu trúc, không phải sự cố đơn lẻ. Bay vào để đánh giá tổng thể tài sản.
Đọc thêm bài về giao quản lý toàn quyền cho một người để hiểu khi nào cấu trúc quản lý hiện tại là gốc rễ của sự cố lặp lại.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm một là bay vào ngay khi có sự cố nhỏ. Chi phí bay 8 tới 10 triệu cho việc xử lý được qua điện thoại 2 triệu. Lãng phí.
Sai lầm hai là không có danh sách 6 số điện thoại chuẩn bị trước. Đến khi có sự cố mới tìm, mất 1 tới 3 giờ, sự cố leo thang.
Sai lầm ba là chi tiền mặt qua trung gian. Không có chứng từ, không đối chiếu được. Dễ bị ăn chênh.
Sai lầm bốn là không đóng phiếu sự cố sau khi xử lý. Không có lịch sử, không đánh giá được xu hướng, không đòi được bồi thường khách khi cần.
Sai lầm năm là chờ quá lâu để phân loại. 30 phút đầu là vàng, quá 2 giờ chưa phân loại là để nguy cơ leo thang.
Câu hỏi thường gặp
Tôi mới mua nhà, chưa quen ai trong khu, thì lập danh sách 6 số điện thoại thế nào
Nhờ môi giới đã bán căn giới thiệu 2 số đầu (thợ nước, thợ điện). Vào ứng dụng bản đồ tìm 3 tới 5 tiệm thợ khóa, thợ máy lạnh gần nhà, gọi thử. Đến gặp đội trưởng tổ dân phố xin số. Danh sách lập trong 2 tới 3 ngày là đủ.
Nếu khách gây ra sự cố thì ai chịu chi phí
Tùy nguyên nhân. Do sử dụng sai (khách đập tường, để trẻ con nghịch điện, tự đục sàn) thì khách chịu. Do hao mòn tự nhiên hoặc thiết bị cũ (ống nước cũ vỡ, thiết bị đến kỳ) thì chủ nhà chịu. Hợp đồng thuê ghi rõ phần này.
Có nên mua bảo hiểm nhà cho căn cho thuê không
Có, đặc biệt với căn giá trên 8 tỷ. Bảo hiểm cháy nổ và bảo hiểm tài sản cơ bản khoảng 2 tới 4 triệu năm. Đền bù khi có sự cố lớn. Bay vào Nam có ngân sách rõ, không phải rút tiền tiết kiệm gấp.
Bao lâu xử lý sự cố xong nên bay vào kiểm chéo
Sau khi đóng phiếu sự cố, nếu chi phí trên 5 triệu, bay vào trong 30 tới 45 ngày để kiểm chéo tại chỗ. Nếu chi phí dưới 5 triệu, gộp vào chuyến kiểm tra định kỳ 6 tháng tiếp theo, không cần bay riêng.
Kết
Em Cường đêm hôm đó không bay vào. Hoàn gửi em ấy số của một thợ nước Tân Phú Hoàn quen từ trước. Thợ đến trong 45 phút, xử lý ống bể trong 2 giờ, chi phí 1,8 triệu. Khách hài lòng vì được xử lý trong đêm. Em Cường ngủ lại được sau khi nhận ảnh kết quả. Sáng sau em ấy làm việc bình thường ở Hà Nội, không mất 3 ngày bay vào Nam. Tiết kiệm khoảng 8 triệu và 3 ngày công.
Sau vụ đó, em ấy dành hai tuần lập danh sách 6 số điện thoại và viết quy trình 4 bước. Từ đó trong 14 tháng, em ấy xử lý 5 sự cố nhỏ tới trung bình mà không phải bay chuyến khẩn nào.
Anh chị muốn Hoàn gửi mẫu quy trình 4 bước và danh sách 6 loại liên lạc để chuẩn bị ngay từ tuần này, hay muốn Hoàn giới thiệu thợ tin cậy tại khu vực tài sản của anh chị. Bình luận BẢN ĐỒ dưới bài, Hoàn phản hồi trong ngày.
P.S. Sự cố không đáng sợ. Không có quy trình mới đáng sợ. Anh chị chuẩn bị được quy trình trong 2 tuần lúc chưa có sự cố. Chuẩn bị được sau khi có sự cố mất 3 lần thời gian và 5 lần chi phí. Bắt đầu từ tuần này, không phải khi có sự cố đầu.
